Monitoring zaměstnanců podle českého a evropského práva

Soud potvrdil, že výpověď zaměstnanci na základě plošného sledování aktivity pracovního počítače, byla nezákonná. Jaká platí pravidla pro monitoring zaměstnanců?

Zpracování citlivých osobních údajů v pracovněprávních vztazích

Banka sledovala podezřelé kontakty zaměstnance s konkurencí

V červnu 2023 potvrdil italský nejvyšší soud Corte Suprema di Cassazione rozsudek soudu nižší instance, který shledal propuštění zaměstnance bankou Banca Widiba nezákonným kvůli nepřiměřenému sledování jeho elektronické komunikace.

Zaměstnanec banky byl propuštěn z důvodu, že měl údajně nevhodné vztahy s konkurenčními podniky. Vyhýbal se rovněž preventivní lékařské prohlídce, což vyvolalo pochybnosti o reálnosti nemoci, která byla důvodem jeho četných absencí. Zaměstnavatel přistoupil k ukončení pracovního poměru i na základě informací získaných monitoringem činnosti tohoto zaměstnance.

Plošné sledování komunikace na pracovním PC je nepřiměřené

Soud rozhodl, že sledování veškeré komunikace zaměstnance ze služebního notebooku bylo neoprávněné. Podle soudu bylo neproporcionální a nepřiměřené a zaměstnavatel navíc neinformoval zaměstnance o možném sledování komunikace na jeho služebním notebooku. Zaměstnavatel neinformoval ani o povaze a rozsahu daného sledování.

Za jakých podmínek je monitorování zaměstnance přípustné v České republice?

GDPR a zákoník práce

Zaměstnavatel působící v České republice musí při zpracovávání osobních údajů svých zaměstnanců postupovat v souladu s GDPR, avšak zapomínat nesmí ani na další právní předpisy, např. zákoník práce. Právě zákoník práce obsahuje omezení pro zpracování osobních údajů zaměstnanců zaměstnavatelem, resp. obecně pro sledování (monitoring) zaměstnanců.

Monitorování zaměstnanců může mít v praxi různou podobu:

  • odposlech a záznam telefonických hovorů,

  • kontrola elektronické pošty,

  • kontrola listovních zásilek adresovaných zaměstnanci,

  • kamerové sledování pracovišť zaměstnavatele bez pořízení záznamu,

  • kamerové sledování pracovišť zaměstnavatele s pořízením a uchováním záznamu,

  • sledování docházky zaměstnance,

  • sledování využívání aplikací a systémů,

  • monitorování vozidel pomocí GPS,

  • logování činnosti zaměstnanců v aplikacích a systémech.

Pravidla pro monitorování zaměstnanců

Ne každé monitorování zaměstnanců, které by zaměstnavatel chtěl provádět, je v souladu s právními předpisy. Aby zaměstnavatel mohl sledovat zaměstnance, musí především splnit podmínky uvedené v zákoníku práce.

Podívejme se na ta nejdůležitější ustanovení:

Zaměstnavatel je podle ustanovení § 316 odst. 1 zákoníku práce oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat, zda zaměstnanci bez souhlasu zaměstnavatele neužívají pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele, včetně výpočetní techniky nebo jeho telekomunikačních zařízení.

Kontrola užívání výrobních a pracovních prostředků zaměstnavatele však může být provedena jen v nezbytně nutném rozsahu. V rámci úvahy o nezbytnosti kontroly je nutné vzít v patrnost i prostředky a opatření, jimiž by bylo možné příležitost k porušení právní povinnosti předem eliminovat (např. omezením rozsahu přístupu k internetu).

Hranice kontroly zaměstnanců podle českých soudů

Podle rozsudku Nejvyššího soudu ze dne 16. srpna 2012, sp. zn. 21 Cdo 1771/2011, nemůže být kontrola dodržování zákazu užívání výrobních a pracovních prostředků zaměstnavatele zaměstnanci pro svou osobní potřebu – jakkoli je právo na ni v zákoně zakotveno – vykonávána zaměstnavatelem zcela libovolně (co do rozsahu, délky, důkladnosti apod.), neboť zaměstnavatel je oprávněn tuto kontrolu provádět toliko „přiměřeným způsobem“.

Zákon blíže nestanoví, co je oním „přiměřeným způsobem“ kontroly, jedná se tedy o právní normu s relativně neurčitou (abstraktní) hypotézou. Při hodnocení „přiměřenosti způsobu kontroly“ je nutné přihlédnout zejména k tomu, zda šlo o kontrolu průběžnou či následnou, k její délce, rozsahu, k tomu, zda vůbec a do jaké míry omezovala zaměstnance v jeho činnosti, zda vůbec a do jaké míry zasahovala také do práva na soukromí zaměstnance apod.

Dle § 316 odst. 2 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.

Jak si uplatnění přiměřenosti, proporcionality, představit v praxi? Třeba na základě rozsudku Nejvyššího správního soudu ze dne 12. prosince 2017, sp. zn. 10 As 245/2016. Nejvyšší správní soud v tomto případě dospěl k závěru, že z pouhé povahy autobusové přepravy nelze předpokládat imanentně zvýšené riziko, pro které by bylo nezbytné monitorovat po celou dobu jízdy vnitřek autobusu a řidiče autobusu. Takto široký monitoring proto nebyl v souladu se zásadou proporcionality.

Informujte zaměstnance o monitoringu na pracovišti!

I když je u zaměstnavatele dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele, který odůvodňuje zavedení určitých kontrolních mechanismů, je zaměstnavatel povinen zaměstnance přímo informovat o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

Zaměstnavatel tedy musí zaměstnance vždy přímo seznámit se skutečností, zda je vůči nim aplikován kontrolní mechanismus, jakým způsobem a v jakém rozsahu jsou monitorováni. Zákoník práce nevyžaduje, aby zaměstnanci uplatnění kontrolního mechanismu odsouhlasili.

A co na to evropské soudy?

K otázce monitorování zaměstnanců se opakovaně vyjádřil i Velký senát Evropského soudu pro lidská práva (ESLP). Důležitým je rozsudek ze dne 5. září 2017, ve věci Bărbulescu proti Rumunsku, ve kterém ESLP dospěl k závěru, že v případě zaměstnance propuštěného kvůli používání firemního internetového připojení pro vyřizování svých osobních záležitostí, došlo k porušení čl. 8 Úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod.

Proč tak soud rozhodl?

Jedním z hlavních důvodů bylo opět to, že daný zaměstnanec nebyl předem informován o rozsahu a povaze činností sledování ze strany svého zaměstnavatele nebo o možnosti, že zaměstnavatel může mít přístup ke skutečnému obsahu jeho zpráv zasílaných přes službu Yahoo Messenger. Zaměstnanci přitom byl při ukončení pracovního poměru předložen zaměstnavatelem přepis jeho komunikací včetně zpráv, které si vyměnil se svým bratrem a snoubenkou, které se týkaly osobních záležitostí jako jeho zdraví a sexuálního života.

V rozsudku ze dne 3. dubna 2017 ve věci Copland proti Spojenému království se ESLP zabýval situací, kdy bylo tajně sledováno používání telefonu, e-mailu a internetu zaměstnankyně univerzity s cílem ujistit se, zda z její strany nedochází k nadměrnému používání zařízení univerzity pro osobní účely. Soud i v tomto případě dospěl k závěru, že došlo k porušení článku 8 Úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod. Důvodem byla nepřiměřenost tohoto zásahu do soukromí zaměstnance.

Kdo kontroluje monitoring zaměstnanců?

Dodržování výše uvedených pravidel mohou kromě Úřadu pro ochranu osobních údajů kontrolovat i úřady inspekce práce. Orgány inspekce práce se zabývají mimo jiné i kontrolami zaměřenými na ochranu soukromí a osobnostních práv zaměstnanců. Kontroly prováděné orgány inspekce práce se v převážné většině případů vztahují k otevřenému či skrytému sledování kamerovými systémy, dále pak k monitoringu telefonních hovorů, elektronické a listovní pošty, popřípadě ke sledování polohy zaměstnanců pomocí lokalizačních systémů.

V roce 2022 úřady inspekce práce konstatovaly porušení pravidel pro monitoring a ochranu soukromí zaměstnanců v celkem 27 případech.

Základní pravidla pro zaměstnavatele

Za nejdůležitější povinnosti zaměstnavatele při ochraně soukromí zaměstnanců lze považovat

  • respektování osobnostních práv a soukromí zaměstnanců, i na pracovišti či při výkonu práce jinde

  • zasahování do práv zaměstnanců jen na základě objektivního a závažného důvodu

  • dodržování principu proporcionality, aby zásah do práv nebyl zjevně nepřiměřený chráněnému zájmu

  • transparentnost vůči zaměstnancům

Nejhorším přístupem je, když zaměstnavatel podlehne strachu, že se mu všichni zaměstnanci snaží uškodit, a rozhodne se provádět plošné kontroly všech, bez existence objektivního důvodu. Netransparentní a nepřiměřené monitorování zaměstnanců je nejenom nezákonné, ale navíc povede i k narušení vztahů se zaměstnanci.