Používání souhlasů se zpracováním osobních údajů ve školách je téma, které neztrácí na aktuálnosti. Právě naopak v období blížících se prázdnin a při plánování letních táborů toto téma nabývá na důležitosti. V jakých situacích je zapotřebí souhlasu se zpracováním osobních údajů při pořizování a zpracování fotografií? Co má být obsahem tohoto souhlasu? Jak s pořízenými fotografiemi nakládat? To jsou jen ty nejzákladnější otázky, které si musí položit organizátor jakéhokoli tábora.
V jakých situacích je zapotřebí souhlasu se zpracováním osobních údajů při pořizování a zpracování fotografií?
Základním právním předpisem, který upravuje zachycení podobizny není překvapivě Obecné nařízení (GDPR), ale občanský zákoník, konkrétně § 84 a následující. Jak uvedl Úřad pro ochranu osobních údajů, v případech pořizování a zveřejňování reportážních fotografií z činnosti školy (situační záběry, soutěží, veřejných vystoupení apod.) se nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí, tj. o postup podle ustanovení § 84 a násl. občanského zákoníku, která upravují pořizování a používání podobizny. Souhlas se zpracováním osobních údajů k „ilustračním“ snímkům tedy není nutné vyžadovat. Získání svolení zákonných zástupců dítěte se šířením jeho podoby podle § 85 občanského zákoníku lze však zejména v případě zveřejňování detailních záběrů doporučit“.
Z výše uvedeného vyplývá, že rozeznáváme několik typů fotografií:
Dokumentační – zachycují primárně dění, nikoli konkrétní osoby, nezahrnují blízký, detailní záběr na jednotlivé lidi. K pořízení fotografií či záznamů tohoto charakteru za účelem obecně informovat o aktivitě není třeba svolení podle občanského zákoníku ani souhlas podle Obecného nařízení (GDPR).
Dokumentační se zachycením osob - nejedná se primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí, tj. o postup podle ustanovení § 84 a násl. občanského zákoníku. K jejich pořízení je nutné svolení dítěte, resp. jeho zákonného zástupce.
Zachycení konkrétní a identifikované nebo snadno identifikovatelné osoby s přidáním podrobného komentáře s osobními údaji – je nezbytný souhlas podle Obecného nařízení (GDPR).
Jen málo kdo se chce zabývat rozlišováním situací a fotografií a řešit, kterou fotografii podřadit pod který právní předpis. Dobrou praxí proto je získat rovnou souhlasy se zpracováním osobních údajů podle Obecného nařízení (GDPR), který pokryje všechny výše uvedené situace.
Co má být obsahem souhlasu se zpracováním osobních údajů?
Aby byl souhlas platný a v souladu s GDPR, musí splňovat několik základních náležitostí. Níže uvádíme klíčové prvky, které by měl obsahovat každý řádně zpracovaný souhlas.
Určení toho, kdo souhlas dává a popřípadě toho, za koho je souhlas dáván. Obecné nařízení (GDPR) přímo stanovuje věk, od kterého může dítě samo udělit souhlas v souvislosti se službami informační společnosti (například založení e-mailového účtu). Přitom dává členským státům EU možnost si tuto hranici upravit. V České republice byl pro takový souhlas určen věk 15 let.
V ostatních případech si správci – školy – musí interně vyhodnotit, do jakého věku dětí a pro jaké zpracování budou požadovat souhlas zákonného zástupce a pro jaké zpracování lze ponechat rozhodnutí na dítěti.
Obvykle bývá v souladu s názorem ÚOOÚ stanoven věk 15 let. Tato hranice není stanovena žádným právním předpisem, jde o dlouhodobě uplatňované pravidlo.
Dostatečně samozřejmě musí být identifikován i ten, komu je souhlas dáván (např. subjekt, který tábor organizuje.
Subjekt údajů, resp. jeho zákonný zástupce, by měl vědět, proč (za jakým účelem) souhlas dává. Účely musí být jednoznačně definovány a rozlišeny. Pro každý účel je třeba získat souhlas zvlášť. Subjekt údajů musí mít zřetelnou možnost účel „schválit“ nebo odmítnout. To je obvykle provedeno pomocí tzv. checkboxů.
pořízení fotografie při činnostech dětí na táboře, následně odeslání rodičům na chráněný odkaz, který není veřejně přístupný.
Zveřejnění fotografie, video záznamu, audiozáznamu na webových stránkách organizátora tábora.
Doba uchování fotografií nesmí být neomezená. Musí být stanovena tak, aby bylo zřejmé, kdy tato doba uplyne. Musí také být přiměřená, např. rok od ukončení tábora. Následně pravděpodobně budou pořízeny fotografie z aktuálních turnusů, které mohou být použity pro propagaci organizátora tábora.
Subjekt údajů, resp. jeho zákonný zástupce, by také měl vědět, zda jeho údaje budou v rámci daného zpracování předávány třetím osobám. Pokud ano, je nezbytné tyto osoby uvést nebo uvést odkaz, kde je možné nalézt seznam takových osob.
Na závěr musí být uvedena práva subjektu údajů.
Jak s pořízenými fotografiemi nakládat?
V tomto kontextu by toho mohlo být napsáno mnoho. Obecně je možné uvést, že nakládání s fotografiemi musí odpovídat udělenému souhlasu.
Pokud bude fotografie zveřejňována na sociálních sítích, měla by být jasně stanovena pravidla tohoto zveřejňování a informace uvedeny v souhlasu. Jsou-li fotografie zveřejňovány na sociálních sítích, které mají funkci rozeznávání obličeje, umožňují sdílení, lajkování apod., fotografie při takovém zveřejnění žije vlastním životem a není možné ovlivnit, jak bude využita či zneužita. Subjekt údajů, resp. zákonný zástupce by o tom měl proto vědět. Ten, kdo fotografie zveřejňuje, by měl velmi pečlivě vybírat, aby nebyly zveřejněny fotografie dehonestující.
Otázka, kterou je také třeba si položit, je, na jaký přístroj jsou fotografie pořizovány. Jedná-li se o pracovní zařízení, např. telefon, měl by organizátor tábora jasně stanovit pravidla pro používání tohoto telefonu.
V mnoha případech však vedoucí pořizují fotografie na svůj soukromý telefon. I v tomto případě by měl vnitřní předpis obsahovat postup, který bude zahrnovat mimo jiné to, kam budou následně fotografie staženy a kde budou uloženy a že mají být ze zařízení vymazány a v jakém časovém horizontu.
Závěr
Pořizování a zveřejňování fotografií dětí na táborech není pouze otázkou technického provedení, ale především odpovědného přístupu k právům dětí a jejich zákonných zástupců. Ať už jde o právní rámec podle občanského zákoníku nebo o soulad s GDPR, klíčové je transparentně informovat, získat odpovídající souhlas a zajistit bezpečné nakládání s pořízenými snímky. Dobře nastavený proces ochrany osobních údajů přitom není jen právní povinností – je i znakem profesionality a důvěryhodnosti každého organizátora.
