V prvním článku na téma komunikace jsme si prošli modelové situace, ve kterých o našem profesním úspěchu či neúspěchu rozhodují komunikační dovednosti.
Nejprve se podívejme, jak je to s projekty. I když nejste přímo projekťáci, často se v takové roli můžete ocitnout. Řešíte nějaký projekt – a projekťáka se vám nedostává… nebo naopak jste v situaci, kdy se vám dostává nového projekťáka.
V compliance a v roli pověřence často nevyhrává ten, kdo má nejvíc znalostí, ale ten, kdo umí udržet kontext a strukturu. Nejčastější bojiště? Projekty a porady. V projektech se ztrácí paměť: lidé odcházejí, role se střídají, rozhodnutí jsou znovu diskutována. Při poradách se zase často ztrácí disciplína: moc témat, moc hlasů, málo rozhodnutí. Tento článek je proto o prevenci – co dělat, abychom se opakovaně nevraceli na začátek a aby porady sloužily ke skutečnému posunutí věcí kupředu.
Nový člověk na projektu: Hlavně trpělivost, shrňte dosavadní postup…
Pracujete na projektech? Pak jste možná zažili ponuré porady, když došlo ke změně toho, kdo má všechny úkoly v hlavě (nebo v poznámkách): projektového manažera.
Váš starý projekťák je pryč – a nový se ještě nezorientoval. A projektový čas běží.
Změna projektového manažera je často zkouška odolnosti. Ne proto, že by nový člověk nebyl schopný, ale protože nezná důvody učiněných rozhodnutí. A trable mohou nastat i ve chvíli, kdy se na projektu objeví nový kolega nebo kolegyně, ačkoli projekťák zůstává. Vy tak musíte nové osobě znovu vysvětlovat kontext, shrnovat důvody, proč se něco dělá právě tak, jak se to dělá... a někdy možná dokonce znovu obhajovat už jednou přijatá rozhodnutí – to většinou když se znovu objeví dotazy z jiného oddělení nebo od jiného vedoucího.
V IT toto může znamenat znovu se zahloubat do architektury, rizik a úvah nad bezpečností. V compliance může být třeba znovu projít analýzy, schvalovací procesy a možná i logiku pravidel.
Co v takových chvílích pomáhá?
Trpělivost
Schopnost srozumitelně shrnout stav
Komunikační a informační prevence. To jsou jasné zápisy, sdílené dokumenty, pořádek na úložišti, průběžné stand-upy, kde zazní i „proč“, nejen „co“. Kvalitní zápisy mohou pomoct i vám, zvlášť pokud projektů máte více nebo pokud se k něčemu vracíte po půl roce. Znáte to, projekty mohou být střídavě uspávány a zase probouzeny...
Konkrétní situace z praxe:
IT – změna projekťáka u integrace s bankovní API:
Původní PM věděl, proč volíme hybridní autentizaci a jaké edge-casy řešíme. Nový netušil a chtěl celý návrh zjednodušit. Naštěstí byly v Confluence zápisy, kde byl technický návrh vysvětlen „lidsky“ i pro netechnické role – to zachránilo čas i vztahy mezi kolegy.GDPR – projekt mapování osobních údajů napříč firmou:
Původní projekťačka prošla detaily s jednotlivými odděleními, měla přehled o všech citlivých tocích. Po jejím odchodu po ní naštěstí zůstal přehledný soubor datových map s komentáři, proč jsou některé datové toky rizikovější a jaké byly dohody s právním oddělením. To znatelně pomohlo nové projekťačce pokračovat v práci.IT migrace: Přechod z on-prem na cloud:
Původní projekťák měl za sebou dlouholetou spolupráci s bezpečákem a průběžně tak „uhlazoval“ sporné body. Nový projekťák šel přísně podle checklistu a neuvědomil si, jak křehké byly některé kompromisy. Nakonec hladké spolupráci pomohl rozhovor s původním projekťákem, který shrnul nejen provedené kroky, ale i náladu v týmu a neformální, ale důležité dohody.
Mini tipy k řízení projektů:
V zápisu tam, kde je to vhodné, přidejte stručnou informaci „Proč jsme se rozhodli právě takhle“.
Aspoň jednou měsíčně udělejte synchro s ostatními, kde se shrne stav ve všech oblastech a probere se, jak se vyvíjí kontext (u projektů, které jsou v záklonu, klidně jednou týdně).
Ptejte se sami sebe: Co by nejvíc pomohlo člověku, který by zítra měl převzít mojí roli?
Pojďme se podívat na další tipy ohledně porad, kdy dobré soft skilly nejsou jen milý bonus – jsou to nástroje přežití.
A kdybyste chtěli své komunikační dovednosti zlepšit, přihlaste se na kurz Negotiation Masterclass.
Porady: Jak z nich získat maximum
A teď konečně téma porady. Porada může být velice efektivní způsob, jak vyřešit hodně za krátkou dobu a k tomu nasdílet informace – pokud porada proběhne ukázněným způsobem
Hlavně zastavte přetížení, když někdo chce řešit všechno najednou
Jeden z nejdestruktivnějších průběhů porady je tento: diskuzi ovládne člověk, který má v hlavě celý systém. Začne skládat komplexní obraz, ale ostatní se postupně mentálně odpojí. Signály, že jsme v této fázi:
zrychlování
odbočky
ticho a pasivita ostatních
Zásah je jednoduchý: pojmenujte co se děje (je toho moc), témata nahlas utřiďte a vraťte poradu do kolejí, které směřují k jejímu cíli.
Řekněte například: „Na chvíli vás zastavím. Máme tři témata, ale dnes potřebujeme rozhodnout jen jedno. Zbytek si zaparkujeme a naplánujeme k nim vlastní časový slot.“
Zde je několik dalších doporučení pro efektivní vedení porad.
Před poradou:
Rozešlete jasnou agendu (při delších poradách i s časovým harmonogramem)
Stanovte konkrétní cíle porady (můžete si také sepsat své cíle pro sebe, které možná nechcete ostatním posílat)
Pozvěte pouze nezbytné účastníky – pokud je někdo nezbytný jen pro část porady, pozvěte takového účastníka jen na relevantní část.
Během porady budete mít lepší šanci vyřešit, co potřebujete, pokud:
Na začátku připomenete, proč se porada koná a jaké jsou cíle
Pokud je lidí víc než 5, může být užitečné někoho pověřit rolí moderátora, který bude hlídat čas a udržovat diskuzi v mezích daného tématu
Pokud někdo začne být agresivní nebo emotivní, využijte některou z technik aktivního naslouchání abyste pomohli zpracovat emoce a zmírnit napětí
Využívejte vše, co může pomoci: techniku „zaparkování“ důležitých, ale nesouvisejících témat na později, pomůcky jako flipchart (na živo) nebo sdílený dokument (online) pro vizualizaci a usnadnění pochopení.
Pokud je někdo neukázněný:
Oslovujte konkrétní osoby jménem, abyste získali jejich pozornost
Pokud někdo destruuje dialog, nastavte si základní pravidla (neskákání do řeči, poskytnutí prostoru pro všechny účastníky, apod.)
Na závěr porady:
Shrňte hlavní body a přijaté úkoly
Stanovte termíny a zodpovědné osoby
Rozešlete zápis ideálně nejpozději do dalšího dne
Je to důležité, protože co není napsáno, to se snadno zapomene – a je tak zaděláno na konflikty v budoucnosti, kterým se dalo snadno předejít.
Poznatky z „laboratoře komunikace“ – tréninků vyjednávání
Sám při svých tréninkách vyjednávání využívám zadání, která vedou k diskuzi mnoha lidí najednou. Přitom mohou mít všichni společný zájem, ale liší se v tom, jak moc jim na jeho naplnění záleží. Někteří z nich také mají vlastní cíle, z nichž některé jsou proti sobě.
Viděl jsem např. 2 jednání simulující poradu topmanažerů s investorem. V jedné skupince vše probíhalo klidně, účastníci po vyzvání doplňovali informace, které měli k dispozici jen oni… a poklidně tak docházelo k řešení. Nikdo nebyl opomenut.
Ve druhé skupince nastolili účastníci zastupující investora zcela jinou atmosféru: hrozili, tlačili na ostatní a pouštěli se s nimi do osobních jednání 1:1, kdy se snažili prosadit své řešení.
Oba styly vedly k různým výsledkům. Ovšem asi největší změna byla v pocitu jednoty a semknutosti, nebo naopak roztříštěnosti. A v tom je právě kouzlo dalšího soft skillového tématu – leadershipu.
Když se jednání změní ve vyjednávání: Jak ustát konflikt
Pokud se ocitnete v situaci, kdy něco potřebujete vyřešit, ale je přítomno mnoho lidí a diskuze se stává zmatenou, může vám pomoct zúčastnit se komunikačního tréninku. Z mé zkušenosti se při tréninkových simulacích často stane, že např.
někdo, kdo nemá velký zájem na výsledku, diskuzi ovládne nepodstatným tématem a ostatní – ze slušnosti – trpělivě poslouchají… až dojde čas
několik lidí, kteří spolu jsou ve shodě, ladí svůj postup… zatímco v jiném hloučku se dojednává řešení, které jim vůbec nevyhovuje – a když na to sladěná skupinka přijde, je už pozdě něco ovlivnit
na začátku nikdo proaktivně nenastolí strukturu jednání – a to se pak rozpadá do menších hloučků, lidé začínají taktizovat a tvořit aliance… aniž by to bylo výhodné pro celek.
V některých chvílích už nejde jen o agendu, ale o kontrolu nad procesem – ta určí výsledek. Příště: jak deeskalovat konflikt a z chaosu udělat rozhodnutí.
