Jedním z často deklarovaných cílů digitalizace veřejné správy je odstranění situací, kdy občané a firmy opakovaně poskytují státu údaje, které již veřejná správa eviduje. Tento princip, označovaný jako Once Only Principle nebo také „jednou a dost“, vychází z předpokladu, že odpovědnost za sdílení dat mezi jednotlivými institucemi má nést stát, nikoliv občan.
Přesto se i v roce 2026 lze setkat s řadou správních postupů, při nichž jsou občané nuceni opakovaně vyplňovat identické údaje nebo dokládat skutečnosti, které již veřejná správa eviduje ve svých informačních systémech. Nejde přitom pouze o otázku uživatelského komfortu či administrativní efektivity. Problematika úzce souvisí také s řízením dat, odpovědností za jejich správu a v neposlední řadě s principy ochrany osobních údajů.
Od digitalizace formulářů k digitalizaci procesů
Mnoho projektů digitalizace je stále zaměřeno především na elektronizaci komunikace. Papírový formulář je nahrazen webovým formulářem, listinné podání datovou schránkou a fyzická návštěva úřadu elektronickou identitou.
Takový přístup sice přináší dílčí zlepšení, ale sám o sobě neřeší podstatu problému. Pokud občan při každé nové agendě znovu vyplňuje stejné osobní nebo identifikační údaje, nedochází k transformaci procesu, ale pouze ke změně komunikačního kanálu.
Skutečná digitální transformace nastává až ve chvíli, kdy veřejná správa dokáže již existující údaje využít bez nutnosti jejich opakovaného získávání. Jinými slovy, úspěch digitalizace nelze měřit počtem elektronických formulářů, ale počtem formulářů, které již není nutné vyplňovat.
Právní základ principu „jednou a dost“
V českém právním řádu je tento přístup reflektován zejména zákonem č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby. Smyslem zákona je mimo jiné vytvořit podmínky pro poskytování služeb veřejné správy způsobem, který minimalizuje opakované předávání údajů mezi občanem a státem.
Na tento koncept navazuje i systém základních registrů podle zákona č. 111/2009 Sb. Jejich účelem je zajistit existenci referenčních údajů, které mohou orgány veřejné moci sdílet a využívat bez nutnosti opakovaného ověřování nebo získávání od občanů.
Evropský rozměr problematiky představuje nařízení o jednotné digitální bráně (Single Digital Gateway), které podporuje využívání principu Once Only také v přeshraničních situacích. Cílem je omezit administrativní zátěž občanů a podnikatelů při komunikaci s veřejnou správou napříč členskými státy.
Souvislost s GDPR
Diskuse o sdílení dat ve veřejné správě bývá někdy nesprávně interpretována jako střet digitalizace s požadavky GDPR. Ve skutečnosti však řada principů ochrany osobních údajů podporuje právě efektivní a řízené využívání již existujících dat.
Zásada minimalizace údajů podle čl. 5 odst. 1 písm. c) GDPR předpokládá, že správce zpracovává pouze údaje nezbytné pro stanovený účel. Je legitimní položit si otázku, zda opakované získávání stejných údajů od občana odpovídá duchu tohoto principu v situaci, kdy jsou tyto údaje již k dispozici jinému orgánu veřejné moci.
Podobně zásada přesnosti údajů podporuje využívání jednotných zdrojů referenčních dat. Existence více kopií týchž údajů v oddělených systémech totiž zvyšuje riziko nesouladu, neaktuálnosti a chyb.
Nelze současně opomenout princip odpovědnosti (accountability). Funkční sdílení dat předpokládá přesně vymezené správce údajů, jasně definované účely zpracování, auditovatelnost přístupů a odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. Jinými slovy, cílem není nekontrolované sdílení dat, ale jejich řízené a transparentní využívání.
Největší bariérou není technologie
Zkušenosti z projektů digitalizace ukazují, že technická řešení bývají často jednodušší částí problému. Složitější bývá vyjasnění odpovědností mezi jednotlivými institucemi, sjednocení datových modelů, nastavení pravidel sdílení a vytvoření důvěryhodného modelu governance.
Veřejná správa dnes disponuje rozsáhlým množstvím dat i relativně robustními technologickými nástroji pro jejich sdílení. Přesto se občan stále často ocitá v roli prostředníka mezi jednotlivými úřady. Příčina zpravidla nespočívá v nedostatku technologií, ale v absenci procesních, organizačních nebo legislativních předpokladů pro jejich efektivní využití.
Ochrana osobních údajů jako předpoklad digitalizace
Z pohledu ochrany osobních údajů by princip „jednou a dost“ neměl být vnímán jako výjimka z pravidel GDPR, ale jako jeden z předpokladů jejich efektivního naplňování. Dobře řízené sdílení referenčních údajů může současně snižovat administrativní zátěž, zvyšovat kvalitu dat a posilovat jejich bezpečnost.
Budování digitálního státu proto není primárně otázkou nových portálů nebo elektronických formulářů. Jde především o schopnost veřejné správy odpovědně pracovat s informacemi, které již jednou získala. Teprve tehdy se naplní dlouhodobě deklarovaný princip, že mezi úřady mají obíhat data, nikoli občané.
